كيفية تشغيل اجتماعات شاملة
للكاتب ارون والتر /المصدر انفجن
واحدة من نوعها. تبدو مغرية- ولكنها أيضا ، منعزلة.
تعرف جهاد عفونة ، رئيسة قسم التصميم في VMWare ، ما تشعر به من نوع من غرفة الاجتماعات. كفلسطيني يعيش في بالو ألتو ، نادراً ما يصادف أي شخص في العمل من خلفيته.
هذا الاغتراب هو شيء يمكن أن يؤثر بشكل كبير على عمل شخص ما – أي شخص -.
وصف فاراي مادزيما ، مصمم UX في Shopify الذي نشأ في زيمبابوي ويعمل الآن في كندا ، هذا الشعور في حديثه المعنون “الوحيد من نوعك في الغرفة” ، الذي ألقاه في مؤتمر التصميم الرائد:
لقد اتضح أن كون المرء الوحيد من نوع واحد في مجموعة من عشرة أشخاص أمر صعب حقًا. لماذا ا؟ لأنه إذا لم تكن المجموعة شاملة ، فإن هذا الشخص الفريد يقضي قدراً هائلاً من الوقت في محاولة لمعرفة طرق لإدراجها. وهذا يأخذ بعيدا عن الوقت والطاقة التي ينبغي أن يكرسوا لوظائفهم. نتيجة لذلك ، أدائهم يعاني. في بعض الحالات ، يتركون أو يتركون مكانهم “.
تصميم اجتماعات شاملة
كقائد للفريق ، تعمل جهاد على إيجاد طرق لجلب أولئك الذين يشعرون بالعزلة في المجموعة ، ليس فقط لتعزيز الاندماج ولكن أيضًا للمساعدة في الحفاظ على المواهب الكبرى.
الاجتماعات هي نقطة الصفر لعزل التجارب. يمكن قمع أصوات الأقلية أو تهميشها من قبل الأغلبية دون وجود محام أو عملية لإفساح المجال أمامهم للاستماع إليها. ابتكرت جهاد طريقة بسيطة لتغيير ديناميكية الاجتماعات بحيث يمكن مشاركة منظور الجميع.
قبل كل اجتماع ، تقوم جهاد بإنشاء وثيقة مفصلة لجدول الأعمال توفر سياقًا للمناقشة والأهداف والافتراضات المشتركة للمجموعة. هذا يتضمن:
- نظرة عامة والسياق: هذا هو المكان الذي ستشارك فيه السياق حول موضوع الاجتماع ، والذي قد يتضمن ملخصًا تنفيذيًا وتفاصيل مهمة وفقًا للموضوع.
- الافتراضات: لا يتم تضمين ذلك دائمًا ولكن إذا كنت تتخذ قرارًا ولم يكن لديك كل المعلومات ، فمن الأفضل التحدث عن الافتراضات حتى يتمكن الأشخاص من تقديم تصحيحات وشفافية أكبر حول البيانات التي تجري مناقشتها.
- الأسئلة والخطوات التالية: قم بتضمين قائمة بالأسئلة التي لديك مع الفريق والخطوات التالية التي يجب اتخاذها بعد الاجتماع.
بعد إنشاء هذا المستند ، تشاركها جهاد مع كل شخص مدعو لحضور الاجتماع وتطلب التعليقات والتصحيحات والإضافات.
“الاجتماعات هي نقطة الصفر لعزل التجارب. يمكن قمع أصوات الأقلية أو تهميشها من قبل الأغلبية دون وجود محام أو عملية لإفساح المجال أمامهم للاستماع إليها. “
هذا التخطيط لما قبل الاجتماع يخلق فرصة للجميع لتبادل وجهات النظر المعارضة التي قد قمعها في غرفة مليئة بالأقران ، وخاصة إذا كانوا الممثلين الوحيدين من نوعهم. يمكن للمطورين الذين لا يشعرون بالراحة في التحدث في مجموعات أن يستفيدوا أيضًا من هذا النهج – مما يسمح لهم بمشاركة ملاحظاتهم دون جعلهم يتحدثون أمام المجموعة.
[استخدم InVision Freehand لوضع خطة ما قبل الاجتماع.]
يقدم المستند لجهاد دليلاً لإدارة الاجتماع. إنه يظهر له صوته يحتاج إلى أن يسمع ، حتى لو كانوا مترددين في التحدث. إنه يساعده على استخدام منصبه القيادي للدفاع عن أولئك الذين قد يشعرون أنهم قد استبعدوا من المناقشة.
هناك مكافأة إضافية في هذا النهج: تصبح الاجتماعات أكثر إنتاجية! أن تكون واضحًا بشأن ما سيتم مناقشته والتقاط وجهات نظر فريقك في وقت مبكر سيؤدي إلى عقد اجتماعات أقصر وأكثر تركيزًا وجدارة.
للحصول على نصائح حول جعل الاجتماعات أكثر فعالية ، تحقق من كتاب Kevin Hoffman الرائع لتصميم الاجتماعات.
للكاتب ارون والتر /المصدر انفجن
