كيف تحمي نفسك من الاستخدام الزائد لوسائل الاتصال
للكاتب جورى ماكاى /المصدر انفجن
مهما كان المسمى الوظيفى الخاص بك—مستقل, مدير مشروع, مصمم, او مدير تنفيذى__ فمن المحتمل أن تقضي وقتًا أكثر مما تريد على منصات البريد الإلكتروني والدردشة.
في الواقع ، توصلت دراسة استقصائية حديثة شملت 50000 من المصممين والعاملين في مجال المعرفة من جميع أنحاء العالم إلى أن معظم الناس لا يمكنهم الذهاب لمدة ست دقائق دون التحقق من بريدهم الوارد.
والأسوأ من ذلك ، أن غالبية الناس لا يحصلون على ساعة من التركيز في اليوم. هذا بدون بريد إلكتروني أو سلاك.
لا أعرف ماذا عنك ، لكن هذه إحصائيات مخيفة إلى حد ما. فكيف من المفترض أن نركز ، أو ببساطة نقوم بعملنا ، إذا لم نتمكن من الذهاب لمدة 10 دقائق دون أن يتم استدعائنا الى البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكتروني و Slack لا يسيران في أي مكان قريبًا. لذلك دعونا نتعلم كيفية استخدام هذه الأدوات بكفاءة.
“ان الاستخدام الزائد لوسائل التواصل اصبح شيئا حقيقيا. علينا التعامل معه”
لماذا اصبحنا مدمنين البريد الالكترونى ودردشة سلاك
مشكلة التواصل هي أنه أصبح جزءًا لا يتجزأ من وظائفنا. نحن نطرح الأسئلة ونشارك المعرفة ونتعاون على البريد الإلكتروني و Slack ، لذلك لا يبدو دائمًا بمثابة انحرافات.
ولكن ما الذي تخسره لحسن حظك كل ست دقائق؟
من السهل توجيه أصابع الاتهام إلى الإشعارات. ولكن الحقيقة هي أن تعرضنا لـ FOMO والضغط الاجتماعي لكي نكون “دائمًا” يجعلنا من المحتمل أن نصرف أنفسنا.
مجرد التفكير في هذا: وجدت دراسة حديثة أن 84 ٪ من الناس يحتفظون بصندوق الوارد الخاص بهم في الخلفية في جميع الأوقات ، مع فتح 70 ٪ من رسائل البريد الإلكتروني في غضون ست ثوان من الاستلام.
كتب جاسون فرايد من باسكامبرفي مقالته المشهورة الآن ، هل الدردشة الجماعية تجعلك تتعرق؟: “[المشكلة] هي أن نافذة الدردشة هي ثقب أسود لجذب انتباهك – فهي تجذب نظراتك باستمرار وتقطع تركيزك باستمرار. إن لعب لعبة whack-a-mole مع مؤشرات غير مقروءة عبر عشرات الغرف / القنوات يتسبب في تغيير سياق الهوس. ”
ان الاستخدام الزائد لوسائل الاتصال الالكترونى اصبح شيئا حقيقيا علينا التعامل معه
5 طرق للحفاظ على الاتصالات الخاصة بك في المراجعة
لا أحاول تشويه أدوات الاتصال هنا. والجواب بالتأكيد ليس حذف حسابات بريدك الإلكتروني ، والخروج من الشبكة ، والبدء في إرسال الرسائل ونماذج بالحجم الطبيعي عبر حمامة شركة الاتصالات.
بدلاً من ذلك ، نحاول إيجاد طرق لموازنة حاجتك لوقت تركيز مع حاجتك إلى ان تكون متجاوب ومتاح. إنها ليست مهمة صغيرة. ولكن مع القليل من الإعداد والتفاني ، يمكن القيام بذلك.
1. التزم بساعتك الأولى (أو أكثر) وقم بأهم أعمالك
إن تجاوز الاستخدام الزائد للاتصالات لا يعني قضاء وقت أقل في البريد الإلكتروني أو سلاك. حيث يتعلق الأمر بتوفير الوقت لإحراز تقدم في العمل الذي يهمك أكثر.
هذا ليس مهمًا بالنسبة لعملك فحسب ، بل لرفاهيتك أيضًا. عندما نظرت تيريزا أمابيلز من جامعة هارفارد في العادات اليومية لمئات العاملين في مجال المعرفة ، وجدت أنه من بين كل الأشياء التي يمكن أن تعزز مزاجنا ودوافعنا خلال يوم العمل ، “أهم شيء هو إحراز تقدم في عمل ذي معنى”.
“كيف من المفترض أن نركز ، أو ببساطة نقوم بعملنا ، إذا لم نتمكن من الذهاب لمدة 10 دقائق دون أن ننشغل بمراجعة البريد الإلكتروني؟”
إذا كنت تعرف أن يومك سيكون محمومًا بالتواصل ، فحاول إيجاد مساحة لإحراز تقدم قبل أن يبدأ. حيث يشرح ريان روبنسون ، رائد أعمال ومدون ومضيف بودكاست:
“على الرغم من أنني أستيقظ معظم أيام بهدف (وخطة) قضاء معظم وقتي في تطوير مدونتي ، إلا أنني في كثير من الأحيان أنظر لأعلى قبل وقت الغداء مباشرة وأدرك أنني قد تم امتصاصي لرسائل البريد الإلكتروني أو إخماد حريق في سلاك. بالنسبة لي ، كان الخيار الأفضل هو مجرد قبول أن الاتصالات ستأخذ جزءًا كبيرًا من يومي وتعمل جدولي الزمني حول ذلك. “
بالنسبة إلى ريان ، كان هذا يعني قضاء السنوات الخمس الأخيرة في الاستيقاظ في الساعة 5 صباحًا لمعالجة أهم أعماله قبل أن يبدأ بقية العالم في طلب انتباهه.
سواء كنت تسميها “أكل الضفدع” مثل Mark Twain أو “معالجة MITs الخاصة بك” (أهم الأشياء) مثل مؤسس Zen Habits Leo Babauta ، فإن بدء يومك مع بعض المواجهات المباشرة وخالية من الاتصالات هي طريقة رائعة للحصول على فوز مبكر.
2. اضبط “ساعات العمل” لتجنب التغيير المستمر للسياق
واحدة من أسوأ الأشياء حول الارتداد بين رسائل البريد الإلكتروني أو Slack وعملك الأساسي هي فقط مقدار ما يمكن أن يغيره تبديل المهام مع إنتاجيتك. وفقًا للدكتور ديفيد ماير ، “حتى الكتل العقلية المختصرة التي تم إنشاؤها عن طريق التبديل بين المهام يمكن أن تكلف ما يصل إلى 40٪ من وقت إنتاج شخص ما.”
بمجرد بدء اليوم ، لا يزال بإمكانك حماية نفسك من الكثير من الاتصالات عن طريق الحد عندما تكون متاحًا في الدردشة والبريد الإلكتروني. أرغب في الاتصال بساعات العمل هذه: أوقات محددة عندما يعلم الجميع أنك حر في الأسئلة أو الاجتماعات.
“حتى الكتل العقلية المختصرة التي تم إنشاؤها عن طريق التبديل بين المهام يمكن أن تكلف ما يصل إلى 40 ٪ من وقت إنتاج شخص ما.”
لا تساعد ساعات العمل في حماية تركيزك فحسب ، بل إنها تجبر أولئك الذين يسعون للحصول على مشورتكم على أن يأتيوا مستعدين للأسئلة بدلاً من استفسارات خارج الكفة.
3. عندما تحتاج إلى الدردشة ، مارس الاتصال “المتقطع”
ليس هناك حاجة إلى التواصل خلال اليوم ، خاصة إذا كنت في فريق بعيد. ولكن مجرد ترك Slack مفتوحًا لفترة طويلة ، فإن الدردشات غير المتزامنة تأتي بنتائج عكسية.
في دراسة جديدة نشرت في أكاديمية الاكتشافات الإدارية ، اكتشف الباحثون أن الفرق التي تتواصل في “شكل متقطع” —تبادل الرسائل بسرعة خلال فترات النشاط العالي — تؤدي بشكل أفضل بكثير من أولئك الذين يتركون محادثاتهم باقية طوال اليوم.
كما يشرح مؤلفو الدراسة ، “غالبًا ما يعتقد الناس أن التواصل المستمر هو الأكثر فعالية ، ولكن في الواقع ، نجد أن تقطعات التواصل السريع ، تليها فترات أطول من الصمت ، هي دلائل واضحة على وجود فرق ناجحة”.
على عكس ساعات العمل ، يجب تنفيذ هذه الطريقة على نطاق واسع للعمل. تحدث مع الجميع حول التوقعات حول التواصل. متى يتوقع منك الرد؟ هل يمكنك العثور على أوقات محددة خلال اليوم تكون فيها كميات أكبر من غيرها؟
4. استخدم وضع عدم الإزعاج لمنح نفسك فرصه “لصناعة الوقت”
كما أوضح المستثمر ومؤسس Y Combinator Paul Graham في مقالته عن وقت “صانع” مقابل “المدير” ، يحتاج المصممون والمبرمجون والكتاب إلى أكثر من 30 دقيقة أو ساعة طويلة من وقت التركيز لإنجاز العمل الجاد. لسوء الحظ ، كما رأينا بالفعل ، نادراً ما يسمح مكان العمل الحديث بذلك.
حتى إذا لم يدرك شخص ما أنه يقطع تركيزك ، فإن رسالة البريد الإلكتروني أو طلب الاجتماع أو صورة gif السيئة التوقيت في Slack يمكن أن تؤدي إلى خروجك عن التدفق. كما يشرح جيسون فريد من Basecamp:
“إذا تمت مقاطعة شخص ما كل 15 دقيقة أثناء محاولته النوم ، فلن تعتقد أنه سيحصل على نوم جيد ليلاً. فكيف يمكن أن تؤدي المقاطعة طوال اليوم إلى عمل يوم جيد؟ ”
“يحتاج المصممون والمبرمجون والكتاب إلى أكثر من 30 دقيقة أو ساعة طويلة من وقت التركيز لإنجاز العمل الجاد.”
لحماية نفسك ، أبسط طريقة هي جعل نفسك غير متاح تمامًا للتشتيت. حيث يوجد إلى حد كبير كل نظام تشغيل رئيسي – من Apple إلى Windows إلى Android – لديه وضع عدم الإزعاج سيسكت جميع الإشعارات عند تنشيطه.
تعرّف على هذا الوضع ، واستخدمه مؤقتًا عندما تحتاج إلى إنجاز الأمور. ستبقى إشعاراتك موجودة ، في انتظارك ، عندما تكون جاهزًا لها.
5. تدريب بنشاط عقلك مرة أخرى في وضع التركيز
تكمن مشكلة ترك الاتصال الزائد بدون تحديد في أنه يدرب عقلك على أن يصرف انتباهك بسهولة أكبر. في كل مرة تقفز فيها إلى بريدك الإلكتروني أو تتفقد سلاك ، تقتل قدرتك على التركيز.
كما أوضحت كاثرين برايس ، مؤلفة كتاب “كيف تنفصل عن هاتفك” ، “الوقت الذي تقضيه في السماح لنفسك بالانغماس في دائرة الهاء والسعي إلى المكافأة ، يفقد بعض العمل الشاق الذي كنت تقوم به خلال مسار حياتك للحفاظ على القدرة على تجنب الانحرافات. ”
“المشكلة في ترك الاتصال الزائد دون رادع هي أنه يدرب عقلك ليكون أكثر سهولة يصرف.”
ان إعادة بناء انتباه العضلات ليست مهمة صغيرة. لكنه يبدأ بوضع مسافة بينك وبين أدوات الاتصال الخاصة بك.
قم بإنهاء Slack عندما لا تستخدمه ، ولا تبقي بريدك الإلكتروني مفتوحًا على مدار اليوم. تخلص من جميع إشعارات سطح المكتب.
يمكن أن تساعدك مساحة صغيرة فقط في إعادة ضبط قدرتك على التركيز لفترات زمنية أطول.
لن تتخلص أبدًا من التواصل. لكن ليس عليك السماح له بالاستيلاء على يومك.
أدوات التواصل رائعة. فهي تساعدنا على الاتصال عن بُعد والتعاون في مشاريع ممتعة ومواكبة المعلومات المهمة. ولكن إذا تركت دون رقابة ، فإنها يمكن أن تصبح قاتلة الإنتاجية الرئيسية.
مثل كل شيء في الحياة ، والتوازن هو المفتاح. جرب بعضًا من هذه التوصيات ، وستفاجأ بما يمكنك إنجازه خلال ساعة من انقطاع الوقت.
Psssttt … للحصول على بعض الإلهام ، اقرأ عن كيفية استخدام فريق InVision لثقافة وتواصل السلطة.
للكاتب جورى ماكاى /المصدر انفجن
